Apakah kamu seorang pengusaha? Mungkin kamu menjalankan wedding organizer bersama teman-teman? Partneran bersama sepupu untuk menjalankan bisnis fashion? Menerima pesanan katering sehat? Sedang merintis start-up berbasis digital? Atau mungkin, menjalankan bisnis keluarga dengan kantor cabang di beberapa kota sekaligus?
Apapun bidang usaha yang sedang kamu jalani, tentunya sehari-hari muncul berbagai masalah. Masalah ini bisa saja berawal dari faktor internal atau eksternal. Ternyata, salah satu penyebab utama masalah dalam bisnis kecil adalah belum adanya Standard Operating Procedure (SOP)! SOP inilah yang seharusnya mengatur kelancaran kegiatan operasional sebuah usaha. Tanpa SOP, sangat mungkin terjadi kekacauan, karena tidak adanya aturan yang jelas.
Mungkin kamu merasa, untuk usaha berskala kecil, SOP nggak penting-penting amat. Well, belum tentu. Usaha yang berskala kecil dan prosesnya sederhana, mungkin memang tidak membutuhkan SOP yang kompleks. SOP sederhana mengenai pembagian kerja, dilengkapi dengan formulir atau checklist singkat mungkin sudah cukup. Adanya SOP yang jelas sesuai dengan kegiatan operasional perusahaan akan memberikan banyak kemudahan, baik bagi karyawan, maupun bagi manajemen.
Secara definisi, Standard Operating Procedure (SOP) adalah adalah suatu set instruksi (perintah kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai keseragaman dalam menjalankan proses usaha tertentu. Prosedur ini digunakan sebagai pedoman kerja, sebagai standar untuk dilakukan oleh para pelaksana di setiap unit kerja (divisi) dan jabatan.
4 Keuntungan Memiliki SOP
- SOP akan mengurangi kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan usaha, karena segala instruksi dan tahap-tahap pekerjaan telah tersusun dan tertulis dengan jelas. Jika terdapat pekerjaan yang tidak sesuai dengan SOP, maka karyawan bisa saja dikenakan sanksi.
- SOP akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual dan organisasi secara keseluruhan. Karyawan akan bertanggung jawab dengan beban yang diberikan, mandiri dan percaya diri dalam mengambil keputusan selama bekerja. Apabila terjadi pergantian karyawan, ada panduan yang dapat digunakan untuk proses hand-over dan pelatihan bagi karyawan baru (knowledge transfer).
- SOP menciptakan ukuran standar kinerja bagi karyawan, baik untuk mengevaluasi kinerja saat ini, maupun untuk perbaikan kinerja di masa yang akan datang.
- SOP memberikan informasi mengenai kualifikasi dan kompetensi yang harus dikuasai oleh karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Hal ini akan membantu dalam proses rekrutmen karyawan, termasuk apakah karyawan memerlukan training tertentu untuk memperbaiki kinerjanya.
3 Langkah Praktis Pembuatan SOP
- Membentuk tim untuk pembuatan SOP.
Tim pembuatan SOP bisa dari internal perusahaan, misalnya karyawan yang menjalankan tugas tersebut, atau apabila diperlukan, bisa dilakukan dengan bantuan konsultan eksternal.
- Membuat SOP.
Berikut ini adalah hal-hal yang harus dipenuhi dalam pembuatan SOP:
- Ruang lingkup SOP
- Tujuan pembuatan SOP
- Pihak yang terlibat dan bertanggung jawab (PIC)
- Alur proses kerja yang jelas, lebih baik dalam bentuk flowchart
- Formulir dan checklist yang digunakan, termasuk petunjuk pengisian dokumen
Ini adalah langkah yang paling penting sekaligus paling memerlukan effort serta memakan waktu, mulai dari pemetaan proses dan langkah-langkan pekerjaan, hingga memperoleh persetujuan pihak manajemen.
- Implementasi SOP.
Sebelum SOP diimplementasikan, harus dipastikan telah dilakukan sosialisasi informasi kepada para karyawan terkait.
Oh ya, penting untuk diingat, SOP bukanlah sesuatu yang sifatnya kaku. Dari waktu ke waktu, penting untuk melakukan review terhadap SOP yang sudah ada. Di jaman yang serba cepat ini, perkembangan teknologi, pertumbuhan bisnis serta kompetisi yang semakin ketat menuntut kita untuk selalu berinovasi dalam proses bisnis, yang bisa jadi akan mempengaruhi SOP yang ada.
Mau baca lebih banyak lagi? Berikut ini beberapa link untuk menambah wawasan tentang SOP usahamu!
http://www.intisolusindojaya.com/blog/bisnis/21-sop
http://ahlipresentasi.com/bagaimana-cara-membuat-dan-menyusun-sop-yang-baik/
http://sepotekdunia.blogspot.co.id/2012/02/standard-operating-procedure.html
Business needs clarity!
Sebuah organisasi usaha membutuhkan kejelasan. Cape lho, kalau setiap mau melangkah harus cek dulu dengan owner, ok atau gak nih? Saat aturannya jelas, pemilik bisnis bisa berkonsentrasi pada strategi bisnis, para karyawan juga bisa berkonsentrasi pada pekerjaan mereka.
Nah, tunggu apa lagi? Yuk, bikin SOP untuk usahamu!
***
Marhaini / Finance Officer
Ayo diskusi tentang bisnis Anda bersama konsultan dari QM Financial. Layanan #QMBisnis dapat membantu Anda berdiskusi tentang model bisnis, standar operasional usaha maupun konsultasi tentang laporan keuangan. Hubungi kami melalui email: [email protected] atau melalui laman Kontak.
